מאמר - האתר הראשי להפצת מאמרים וקידום מקצועי
כניסה למערכת כותבי מאמרים כתיבת מאמר חיפוש מאמר מאמרים
 
 
 

ניהול מסמכים

ניהול מסמכים – איך עושים זאת בקלות ובמהירות?

/ יוחאי ר

ניהול מסמכים – איך עושים זאת בקלות ובמהירות?

 

בהנחה שהפנמת כבר את הצורך במעבר ניהול הידע של הארגון שלך לארכיון דיגיטלי והחלטת שאתה צריך פתרון לניהול מסמכים, אתה צריך לחשוב על אפיון המערכת הרצויה בהתחשב במספר פרמטרים כגון: שיתוף מסמכים בין המשתמשים, הרשאות, הגנה על המסמכים, גיבוי המסמכים, קלות תפעול, יעילות וחסכון בעלויות.

כדי למקסם את החיסכון הצפוי ממעבר פעילות הארגון לארכיון דיגיטלי עליך לשאוף להכיר את מלוא היכולות של המערכת בה תבחר. הכרת יכולות המערכת תאפשר לך לחסוך בעלויות, לבטל כפילויות, להנגיש את המידע בקלות, לצמצם בעלויות הדואר, להקטין את שטח האכסון המיועד לקלסרים עמוסי מסמכים ועוד.

לפני מעבר הארגון לעבודה במתכונת ארכיון דיגיטלי עם תוכנה לניהול מסמכים, דאג לעדכן את העובדים על המעבר הצפוי. אל תפתיע אותם ואל תנחית עליהם את השינוי הזה. מדובר במתכונת שונה של עבודה ויש ליידע את העובדים על השינוי הצפוי.

תוכנת ניהול מסמכים – איך לבחור תוכנה לניהול ארכיון דיגיטלי?

קיימות בשוק מערכות רבות לניהול מסמכים, חלקן מיועדות למשתמשים בודדים, חלקם לארגונים קטנים, וחלקם לארגוני ענק. ראשית עליך לבחור את המערכת המתאימה למספר המשתמשים בארגון. אל תשקיע במערכת המיועדת ל- 1,000 משתמשים אם אתה משרד של חמישה עובדים.

לאחר שהתמקדת במערכות ניהול מסמכים המתאימות לגודל הארגון שלך, עליך להחליט מהו התקציב המתאים לך, או איזה מחיר תהיה מוכן / יכול להשקיע במערכת ניהול מסמכים לארגון שלך. כדי לסבר את האוזן, מחירי תוכנות ניהול המסמכים שבשוק (הישראלי והעולמי) נעות מאפס שקלים ועד מאות אלפי דולרים. בהנחה שהתקציב שלך לנושא הוא מספר מאות דולרים, עליך להתמקד בסגמנט הזה של התוכנות שבשוק.

ניתן להשיג תוכנות חינמיות שנכתבו במערכות קוד פתוח. קח בחשבון שמה שניתן בחינם, הוא לא בהכרח רע, אבל קיימת בעיה של תמיכה במשתמשים. אם תתקין מערכת קוד פתוח ללא תמיכה, הסתבכת. אם תתקין מערכת קוד פתוח שכבר הוכיחה את עצמה והיא מציעה תמיכה מיידית, אפשר בהחלט לשקול זאת לחיוב.

אינך צריך להגביל את עצמך לתוכנות מקומיות בלבד. ישנם פתרונות מהעולם המציעים תמיכה בעברית ומחירים ידידותיים למשתמש. אל תפסול על הסף את הרעיון לרכוש תוכנה מתאימה באינטרנט.

כפי שציינתי בפתיחה, חשוב לדעת מהי רמת האבטחה של המערכת. האם המערכת מבוססת גישה אינטרנטית וכיצד הגישה אליה מאובטחת. מה רמת ההרשאות למשתמשים ואיזה אופן ניהול היא מציעה.

לאחר שהגדרת מה התקציב שלך, עליך לחפש את הפתרון המתאים תוך כדי בדיקת יכולות המערכת. אם הארגון שלך מונה חמישה משתמשים, בדוק מה מחיר הרישיון למשתמש ראשון ומה העלות לארבעה משתמשים נוספים. נהג בחוכמה, אל תסתפק במערכת שיכולה לתת גישה לחמישה משתמשים בלבד. חשוב על הגידול העתידי של העסק שלך ורכוש מערכת עם יכולת גישה למשתמשים נוספים בראייה עתידית. קח בחשבון שתצטרך לעבור תהליך של סריקת מסמכים כדי ליצור תוכן דיגיטלי רלבנטי למערכת שלך.

דבר נוסף. אל תרכוש מערכת חדשה ללא וותק בשוק. אתה הולך למסור את לב הידע של העסק שלך לתוכנה חדשה וחשוב שלא תיפול. אני רוצה להמליץ לך להיעזר ב"חבר טלפוני" שיוכל להאיר את עיניך בתהליך הרכישה וההטמעה של המערכת.

הכותב הוא מנהל האתרים:

דוקיומנטס (Documents) – ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, שירותי סריקה, ארכיון דיגיטלי.  http://www.documents.co.il

פרינטרס (Printers) – הצעת מחיר בקליק למדפסות, מכונות צילום, מתכלים, תוכנות הדפסה, שירות ותחזוקה.   http://www.printers.org.il

מסמכים (Mismachim) - סריקת מסמכים, משרד ללא נייר, סריקת ארכיון מסמכים.  http://www.mismachim.co.il

יוחאי ר
יזום והפעלת אתרי אינטרנט
יזום והפעלת אתרי אינטרנט
ניהול מסמכים - דוקיומנטס
דוקיומנטס מציע מידע על: ספקי תוכנות ניהול מסמכים, ניהול ארכיון אלקטרוני, סריקת מסמכים, זיהוי תווים (פענוח תווים), זיהוי טקסט (OCR), שירותי סריקה, משרד ללא נייר, סורקים, סורקי ארכיון, ארגון מסמכים ועוד
-
כפר סבא
קישור לאתר
מחשבים וטכנולוגיה - מיחשוב ארגוני
תאריך: 16/6/2011
תגיות:   סריקת תמונות    ספקי שרותי סריקת מסמכים באתר הלקוח    לשכות סריקה    חתימה אלקטרונית (חתימה דיגיטלית    משווקי ציוד מיקרופילם    משווקי סורקי מסמכים לארכיון אלקטרוני    ספקי פתרונות לשחזור והצלת מסמכים    תוכנות לזיהוי טקסט (OCR)     ניהול ארכיון דיגיטלי (ארכיון אלקטרוני)    תוכנות לניהול מסמכים   


ממומן

מאמרים נוספים בתחום מחשבים וטכנולוגיה - מיחשוב ארגוני

סריקת מסמכים - לעסקים קטנים ולארגונים גדולים / יוחאי ר
סריקת מסמכים לארכיון דיגיטלי הפכה בשנים האחרונות מפעולה השמורה לעסקים בודדים לתופעה גורפת המבוצעת בעסקים וארגונים רבים. כל עסק, קטן כגדול מכירים בחשיבות של חיסכון בזמן ובמקום להצלחת העסק.
סריקת מסמכים - באיזה ציוד כדאי להשתמש ? / יוחאי ר
כדי לסרוק מסמכים אתה לא צריך יותר מאשר סורק שולחני פשוט ובסיסי. כמובן שאיכות הסריקה וקצב הסריקה יהיו בהתאם לאיכות הסורק בו תשתמש, אבל באופן עקרוני כל אחד יכול לסרוק מסמכים.
סריקת מסמכים - איך בוחרים סורק מסמכים טוב / יוחאי ר
המשרד שלך מלא במסמכים. הררי מסמכים בכל פינה. קלסרים מוצבים בכל מדף פנוי ונראה שהגעת למיצוי הקיבולת של המשרד שלך לצורך אחסון המסמכים.
סריקת מסמכים - איך סורקים מסמכים בפורמט רחב / יוחאי ר
אם הזדמן לכם להגיע ללשכת שירות או למכון העתקות כדי להזמין שרטוטים אדריכליים, מפות או פוסטרים. לבטח ראיתם את המכשור הגדול המתאים לצילום והדפסת מסמכים בפורמט רחב.
סריקת מסמכים - למה חשוב לבקש הצעת מחיר? / יוחאי ר
הגישה העולמית להקטין את כמות הנייר המתבזבז בהליכים מסוימים הולכת וצוברת תאוצה גם בארץ. במקום להדפיס או לצלם מסמכים מכל סוג, סורקים את המסמכים ושומרים במחשב.
סריקת מסמכים – מי שלא סורק מסמכים, טועה! / יוחאי ר
סורק המסמכים הראשון הומצא בארה"ב בשנת 1957 ומאז ועד היום שופרה טכנולוגיית הסריקה בקצב מדהים.
סריקת מסמכים - סריקת מפות – סריקת שרטוטים, איך עושים זאת? / יוחאי ר
מה אתה עושה כשאתה צריך ליצור לך עותק של מפות ושרטוטים? מה אתה עושה לאחר שסיימת להשתמש במפות ושרטוטים שקיבלת בגודל A0, ואין לך את קבצי המקור שלהם, רק את הנייר עצמו?
ניהול מסמכים – איך עושים זאת בקלות ובמהירות? / יוחאי ר
בהנחה שהפנמת כבר את הצורך במעבר ניהול הידע של הארגון שלך לארכיון דיגיטלי והחלטת שאתה צריך פתרון לניהול מסמכים, אתה צריך לחשוב על אפיון המערכת הרצויה בהתחשב במספר פרמטרים כגון: שיתוף מסמכים...
ארכיון דיגיטלי – הדרך החכמה לניהול המסמכים שלכם / יוחאי ר
סריקת מסמכים והסבת מנגנון הנייר למערכת ארכיון דיגיטלי נמצאת בתאוצה בשנים האחרונות ומשרדים רבים מצטרפים מידי יום לארגוני הענק שכבר ביצעו הסבה מלאה למערכות לניהול משרד ללא נייר.
סריקת מסמכים – איך בוחרים שירותי סריקה באתר הלקוח? / יוחאי ר
כשאתם מחפשים שירותי סריקת מסמכים ליצירת ארכיב דיגיטלי (ארכיון מסמכים ממוחשב / ארכיון אלקטרוני), מומלץ להיצמד למתכונת הבאה:
מאמרים תפריט ראשי
שאלות ותשובות
יתרונות
אודות
הסבר
צור קשר
 
 
 
אודות | צור קשר | מפת האתר | אינדקס אתרים | sitemap | סניפים