מאמר - האתר הראשי להפצת מאמרים וקידום מקצועי
כניסה למערכת כותבי מאמרים כתיבת מאמר חיפוש מאמר מאמרים
 
 
 

סריקת מסמכים

סריקת מסמכים - לעסקים קטנים ולארגונים גדולים

/ יוחאי ר

 

סריקת מסמכים- לעסקים קטנים ולארגונים גדולים

 

 

סריקת מסמכים לארכיון דיגיטלי הפכה בשנים האחרונות מפעולה השמורה לעסקים בודדים לתופעה גורפת המבוצעת בעסקים וארגונים רבים. כל עסק, קטן כגדול מכירים בחשיבות של חיסכון בזמן ובמקום להצלחת העסק. העברת ערימות הקלסרים לתוך ארכיון דיגיטלי באמצעות סריקת המסמכים עשויה לחסוך לכל עסק וארגון כסף רב ולייעל אותו בהתנהלות השוטפת מול הספקים והלקוחות שלו.

למי שלא יודע מה זה סריקת מסמכים נסביר שמדובר בתהליך פיזי הלוקח מסמכים, ניירות וקלסרים, מעביר אותם תהליך סריקה בסורק מסמכים מקצועי ומבצע להם טרנספורמציה ממדיה פיזית למדיה דיגיטלית. את מסמכי המקור ניתן לבער, לגרוס או לגנוז לתקופה הנקובה בחוק ואת קבצי המוצא המתקבלים בהליך הסריקה משלבים במחשב במערכת תוכנה המכונה ארכיון דיגיטלי.

 

מהר יותר, יעיל יותר זול יותר

סריקת מסמכים מסייעת לארגון ולעסק לחסוך בשטחי המשרד ולהיפרד מערמות הקלסרים המאובקים הממלאים כל פינה פנויה. המעבר לארכיון דיגיטלי מפנה מקום פיזי על חשבון נפח בשרתי הארגון.

למעשה, מערכות ארכיון דיגיטלי נחלקות לשניים: כאלה המאפשרות גישה למידע המשולב בהן באמצעות תוכנת שרת – לקוח, וכאלה המאפשרות גישה לארכיון באמצעות חיבור אינטרנטי לגורמים בעלי הרשאה מתאימה. המערכות האינטרנטיות מאפשרות לארגון עם סניפים רבים גישה למסמכים הרצויים כאילו הם מאוכסנים בשרת המקומי שלו.

 

הבדל נוסף בין הפתרונות השונים של ארכיון דיגיטלי נעוצים גם בתהליך החיפוש של הביטוי הרצוי. חיפוש ביטוי המצוי במסמך כלשהו המאונדקס בארכיון הדיגיטלי, מתבצע במהירות רבה יותר מאשר בתוכנות חיפוש אחרות העושות חיפוש בכל המחשב ומציגות תוצאות רבות, שחלקן אינו קשור כלל למסמך הרצוי, זאת הודות לשליפת הנתונים המהירה ישירות מתוך מסד הנתונים המוגדר בארכיב הדיגיטלי.

 

מדוע כדאי להתקין ארכיון דיגיטלי?

נסו להיזכר כמה פעמים חיפשתם  מסמך מסוים בקלסרים, במגירות או בהררי הניירת הממתינה לתיוק ולא מצאתם? חשבו על כל הספריות הפזורות בשטחי המשרד כשעליהן יושבים כלאחר כבוד עשרות או מאות קלסרים עבי כרס.

לא חבל על שטח האחסון היקר הזה? הרי יכולתם להקטין את שטח המשרד ולחסוך כסף רב, או מנגד, לאכלס עובדים נוספים בשטחים הללו. מעבר לארכיון דיגיטלי יאפשר לעסק או לארגון לחסוך שטח יקר ותוך כדי כך לחסוך גם כסף.

ואם בחסכון עסקינן, ארכיון דיגיטלי המותקן לאחר הליך סריקת מסמכים עשוי לחסוך לעסק זמן יקר המושקע באיתור המסמך הרצוי. במקום להשקיע זמן יקר בחיפוש אחר המסמך הרצוי ניתן לעשות זאת בהקלדה קצרה במחשב ולשלוף את המסמך תוך שניות.

סריקת מסמכים לארכיון דיגיטלי תחסוך לכם זמן ותסייע לכם לאתר תוך שניות כל מסמך שתרצו (כמובן בהנחה שאתם זוכרים פרמטרים מסוימים הקשורים למסמך כגון: ביטוי כלשהו המופיע בו, תאריך ההפקה שלו, שם המסמך וכדומה).

כיצד אם כן מתבצע הליך סריקת מסמכים לארכיב דיגיטלי?

סריקת מסמכים יכולה להתבצע באמצעות העסק עצמו או על ידי חברת סריקה חיצונית המתמחה בשירותי סריקה. ישנן חברות סריקה המגיעות לאתר הלקוח ולמבצעות את הסריקה במשרד שלכם, כך שאתם מונעים אפשרות של אובדן מסמכים העלול לקרות כשמשנעים מסמכים מחוץ למשרד.

 

אתם יכולים לבצע סריקת מסמכים בעצמכם, אלא שהליך כזה ללא ניסיון מוקדם עלול להימשך זמן רב. אתם רוכשים סורק מסמכים מקצועי, אתם מכשירים אתאחד מעובדי המשרד, אתם מכינים את החומר הרצוי לסריקה, ואתם מתחילים בתהליך.

כך או כך, לאחר שהמסמכים שלכם ייסרקו וייוצרו קבצים דיגיטליים מתאימים, תוכלו לשלב אותם (באמצעות חברה מתמחה) בתוכנת ארכיון דיגיטלי.

 

חשוב להגדיר מראש, עוד לפני תחילת הליך הסריקה, מה תהיה תוכנת הארכיון, כיצד היא תותקן, למי יהיו הרשאות צפייה במסמכים, כיצד יתבצע הליך הסריקה, על ידי מי, כיצד ישולבו המסמכים בתוכנה, מי יבצע את ההטמעה וכו'.

בסוף התהליך מסמכי הארגון ישולבו בתוך ארכיון דיגטלי, יהיו נגישים בלחיצת כפתור, ובא לציון גואל.

יוחאי ר
יזום והפעלת אתרי אינטרנט
ניהול מסמכים - דוקיומנטס
דוקיומנטס מציע מידע על: ספקי תוכנות ניהול מסמכים, ניהול ארכיון אלקטרוני, סריקת מסמכים, זיהוי תווים (פענוח תווים), זיהוי טקסט (OCR), שירותי סריקה, משרד ללא נייר, סורקים, סורקי ארכיון, ארגון מסמכים ועוד
קישור לאתר
מחשבים וטכנולוגיה - מיחשוב ארגוני
תאריך: 23/8/2011
תגיות:   ארכיב    ארכיב דיגיטלי    ארכיבים    ארכיון    ארכיון גנזים    ארכיון ממוחשב    ארכיון מפות    ארכיון צילומים    ארכיונים    גנזים    גנזך    גניזה    דיגיטציה    חברות ארכיב    חברת ארכיב    חוק הארכיונים    מסמכים דיגיטליים    משרד ללא נייר    נגישות מסמכים    ניהול מידע    ניהול מסמכים    ניהול רשומות    ניהול רשומות אלקטרוניות    ניירת    סריקה    פרוייקט דיגיטציה    פרוייקט שימור דיגיטלי    רשומות    רשומות אלקטרוניות    שירותי ארכיב    שמירת מסמכים    תיעוד    ADMS    OCR    OMR    ארכיב דיגיטלי    ארכיון דיגטלי    ארכיון דיגיטלי    הארכיב של    סריקת אלבום    סריקת אלבום ישן    סריקת אלבום תמונות    סריקת אלבומים    סריקת מסמכים    סריקת מסמכים לארכיון דיגיטלי    סריקת מפות    סריקת נגטיב    סריקת תמונות    שירותי סריקה    שירותי סריקת מסמכים    ocr עברית חינם    ocr עברית חינם    ocr בעברית    ocr בעברית    סריקה    סריקת מסמכים    סריקת תמונות    תוכנה לניהול מסמכים    סריקת מסמכים    שרדוקס    דוקומנטום    ניהול מסמכים    ניהול מסמכים    שירותי סריקה    דוקיומנטס    מסמכים    ארכיון ממוחשב    תיוק מסמכים        ארכיון דיגיטלי    סורק מסמכים    סורק מסמכים    סורקים מקצועיים    תוכנה לסריקת מסמכים    אחסון מסמכים    מערכת לניהול מסמכים    שיווק סורקים    תוכנה לניהול מסמכים    תוכנה לניהול מסמכים חינם    תוכנות לסריקת מסמכים    תוכנת סריקה    תוכנת זיהוי טקסט    דטהפול    ארכיון ממוחשב    ארכיון דיגיטלי    ניהול ארכיון    סורקים מקצועיים    סורק מסמכים מהיר    שירותי סריקה    תוכנה לסריקת תמונות    תוכנה לסריקת מסמכים    documents    OCR עברית    זיהוי טקסט    חברות סריקה    חברת era    מיקרופילם    מערכת ניהול מסמכים    ניהול מסמכים חינם    ניהול מסמכים חינם    סורק מסמכים מקצועי    תוכנה לסריקת מסמכים חינם    תוכנות סריקה    תוכנת סריקה חינם    תוכנת סריקה    תוכנת סריקת מסמכים    ocr בעברית חינם    wisepage    אוליב תוכנה    אחסון מסמכים    גניזת מסמכים    איי.טי.טי.איי    איחסון מסמכים    ארכיון מחירים    דרושים לארכיון    הטמעה מערכת לניהול מסמכים    ויטק מערכות לניהול מסמכים    מערכות תזכורת ממוחשבת    מערכת ניהול מסמכים    סורק מקצועי    סורקים משרדיים    סריקה    סריקה ל pdf    סריקת מוצרים    סריקת מסמכים ל pdf    סריקת מסמכים למחשב    סריקת אלבומים    סריקת מסמך לוורד    סריקת תמונות    קרוסלה משרדית    שירותי ארכיב    תוכנה סריקת מסמכים    תוכנה לניהול ארכיון    תוכנה לסריקה    תוכנה לסריקת מסמכים חינם    תוכנות סריקה חינם    תוכנות סריקה    תוכנת ארכיון מסמכים    תוכנת סריקה ל pdf    תוכנת סריקת מסמכים    תוכנת ארכיב    תיוק אלקטרוני    תיוק מסמכים    תכנת ocr       


ממומן

מאמרים נוספים בתחום מחשבים וטכנולוגיה - מיחשוב ארגוני

סריקת מסמכים - לעסקים קטנים ולארגונים גדולים / יוחאי ר
סריקת מסמכים לארכיון דיגיטלי הפכה בשנים האחרונות מפעולה השמורה לעסקים בודדים לתופעה גורפת המבוצעת בעסקים וארגונים רבים. כל עסק, קטן כגדול מכירים בחשיבות של חיסכון בזמן ובמקום להצלחת העסק.
סריקת מסמכים - באיזה ציוד כדאי להשתמש ? / יוחאי ר
כדי לסרוק מסמכים אתה לא צריך יותר מאשר סורק שולחני פשוט ובסיסי. כמובן שאיכות הסריקה וקצב הסריקה יהיו בהתאם לאיכות הסורק בו תשתמש, אבל באופן עקרוני כל אחד יכול לסרוק מסמכים.
סריקת מסמכים - איך בוחרים סורק מסמכים טוב / יוחאי ר
המשרד שלך מלא במסמכים. הררי מסמכים בכל פינה. קלסרים מוצבים בכל מדף פנוי ונראה שהגעת למיצוי הקיבולת של המשרד שלך לצורך אחסון המסמכים.
סריקת מסמכים - איך סורקים מסמכים בפורמט רחב / יוחאי ר
אם הזדמן לכם להגיע ללשכת שירות או למכון העתקות כדי להזמין שרטוטים אדריכליים, מפות או פוסטרים. לבטח ראיתם את המכשור הגדול המתאים לצילום והדפסת מסמכים בפורמט רחב.
סריקת מסמכים - למה חשוב לבקש הצעת מחיר? / יוחאי ר
הגישה העולמית להקטין את כמות הנייר המתבזבז בהליכים מסוימים הולכת וצוברת תאוצה גם בארץ. במקום להדפיס או לצלם מסמכים מכל סוג, סורקים את המסמכים ושומרים במחשב.
סריקת מסמכים – מי שלא סורק מסמכים, טועה! / יוחאי ר
סורק המסמכים הראשון הומצא בארה"ב בשנת 1957 ומאז ועד היום שופרה טכנולוגיית הסריקה בקצב מדהים.
סריקת מסמכים - סריקת מפות – סריקת שרטוטים, איך עושים זאת? / יוחאי ר
מה אתה עושה כשאתה צריך ליצור לך עותק של מפות ושרטוטים? מה אתה עושה לאחר שסיימת להשתמש במפות ושרטוטים שקיבלת בגודל A0, ואין לך את קבצי המקור שלהם, רק את הנייר עצמו?
ניהול מסמכים – איך עושים זאת בקלות ובמהירות? / יוחאי ר
בהנחה שהפנמת כבר את הצורך במעבר ניהול הידע של הארגון שלך לארכיון דיגיטלי והחלטת שאתה צריך פתרון לניהול מסמכים, אתה צריך לחשוב על אפיון המערכת הרצויה בהתחשב במספר פרמטרים כגון: שיתוף מסמכים...
ארכיון דיגיטלי – הדרך החכמה לניהול המסמכים שלכם / יוחאי ר
סריקת מסמכים והסבת מנגנון הנייר למערכת ארכיון דיגיטלי נמצאת בתאוצה בשנים האחרונות ומשרדים רבים מצטרפים מידי יום לארגוני הענק שכבר ביצעו הסבה מלאה למערכות לניהול משרד ללא נייר.
סריקת מסמכים – איך בוחרים שירותי סריקה באתר הלקוח? / יוחאי ר
כשאתם מחפשים שירותי סריקת מסמכים ליצירת ארכיב דיגיטלי (ארכיון מסמכים ממוחשב / ארכיון אלקטרוני), מומלץ להיצמד למתכונת הבאה:
מאמרים תפריט ראשי
שאלות ותשובות
יתרונות
אודות
הסבר
צור קשר
 
 
 
אודות | צור קשר | מפת האתר | אינדקס אתרים | sitemap | סניפים