מאמר - האתר הראשי להפצת מאמרים וקידום מקצועי
כניסה למערכת כותבי מאמרים כתיבת מאמר חיפוש מאמר מאמרים
 
 
 

ארכיון מסמכים - סריקה

סריקת ארכיון מסמכים – איך עושים זאת הלכה למעשה?

/ יוחאי ר

סריקת ארכיון מסמכים – איך עושים זאת הלכה למעשה?

 

סריקת מסמכים והמרתם לקבצים דיגיטליים מאפשרת לכם לחסוך את עלות אחסון המסמכים בארכיוני המסמכים (או בחדרי הארגון) וליצור מערכת קלה, פשוטה, זולה ויעילה למציאת כל מסמך בלחיצת כפתור.

עם חלוף השנים, כמות המסמכים שהצטברו בארגון הפכו לנטל כלכלי מכביד. אלפי הקלסרים חוסמים כל מטר פנוי במשרדי הארגון ומעלים עובש.

 

עכשיו שהבנו את ההיגיון הכלכלי בואו ונצלול פנימה לתוך הפרטים.

באופן כללי התהליך מחייב אפיון וקביעת שלבים מדורגים בביצוע המעבר מארכיון מסמכים לארכיון דיגיטלי. סריקת מסמכים הוא הליך דיגיטלי כאשר בצד אחד נכנס מסמך ובצד השני יוצא קובץ. אנשים נוטים לטעות ולבלבל בין סריקת מסמכים לצילום מסמכים (שהוא הליך אנלוגי שמצד אחד נכנס נייר ומהצד השני יוצא נייר).

 

סריקת מסמכים מייצרת קובץ דיגיטלי בזמן סריקת המסמך. בקובץ שקיבלנו אנחנו יכולים לעשות שימוש. אחד השימושים הוא הפעלת תהליך זיהוי אופטי (OCR) על הקובץ הסרוק. הליך זה מאפשר לתרגם את הסימנים שבתמונה וליצור קובץ וורד (טקסט) המאפשר לבצע שינויים בטקסט או בכלל המסמך. הזיהוי האופטי וההמרה לטקסט בר עריכה מאפשרים להפוך כל מסמך פיזי סרוק  לקובץ בר עריכה. ברגע שנוצר קובץ בר עריכה ניתן לבצע כל שינוי בכל זמן.

 

המודרניזציה בתחום המחשוב הארגוני מאפשרת כיום לכל משרד או ארגון להתחיל בתהליך סריקת המסמכים הישנים ושילוב הקבצים הדיגיטליים המתקבלים בסריקה לתוך המערכת הממוחשבת.

 

ומדוע כדאי לבצע סריקת מסמכים? כי זה תורם לחיסכון רב במספר אספקטים:

חסכון בשטח האחסון בארגון (או בבית ארכיב / בית גניזה) והקטנת עלות השכירות והתשלומים הנלווים, חיסכון בעלויות מדפים, קלסרים וקרטונים, ויכולת ריכוז המידע והידע של הארגון ושליפה מהירה בכל רגע נתון.

 

כדי לדעת כיצד לבצע את הפרויקט שנקרא: "סריקת ארכיון מסמכים" בדרך ליעד הנכסף שלכם, ארכיון דיגיטלי, קראו היטב את השלבים. עקבו אחר הסדר הנכון ויישמו כל שלב במלואו.

 

1.      בצעו אפיון צרכים מדויק כולל הגדרות גיבוי.

2.      הגדירו לאן אתם מעבירים את המסמכים והקלסרים לאחר הסריקה. בחרו סורק מסמכים מתאים (או שימוש בחברה המספקת שירותי סריקה). אם יש לכם מסמכים רבים שיקלו להציב יותר מעמדת סריקה אחת. לפני שתתחילו לסרוק את המסמכים שלכם כדאי שתצטיידו בסורק מסמכים מקצועי. אם אין לכם הרבה מסמכים אתם יכולים להשתמש במכשיר משולב. חברות המספקות שירותי סריקה משתמשות בסורקי ארכיון מהירים המיועדים למטרה זו. סורקי מסמכים מקצועיים מכילים תוכנות עזר רבות ויש להם יכולות סריקה משובחות.
לאחר שהצטיידתם בסורק מסמכים תוכלו להתחיל בתהליך סריקת מסמכים.  

3.      בחרו תוכנה מתאימה לניהול מסמכים. הגדירו גם את שיטת סימון וזיהוי המסמכים. כדאי להצטייד בתוכנות ניהול מסמכים שיאפשרו לכם ליצור ארכיון מסמכים דיגיטלי בר חיפוש.

4.      החליטו אילו קלסרים או קרטונים ייסרקו ראשונים וקבעו סדר הגיוני.

5.      מיינו את המסמכים, הקלסרים והקרטונים שיעברו סריקה.

6.      התחילו בפעולת הסריקה ובצעו גיבוי של המסמכים שסרקתם מידי כמה שעות. סרקו את במסמכים לפי תאריכים או לפי נושאים ובהתאם לכך תנו שמות מתאימים לכל תיקייה שבה תשמרו את המסמכים הסרוקים. כך תוכלו למצוא ולאחזר את המסמכים הרצויים בקלות. אל תשכחו לבצע גיבוי למסמכים שסרקתם. חשוב לשמור מספר גיבויים בכמה אופנים: בדיסקים, בקלטות גיבוי, בדיסקים חיצוניים ועוד.

7.      לאחר תהליך הסריקה הממוחשבת של המסמכים, התחילו בהליך הכנסתם למערכת ניהול המסמכים.

8.      לאחר שקיבלתם ארכיון דיגיטלי המנוהל באמצעות תוכנת ניהול מסמכים, זה הזמן להדריך את המשתמשים ולהתחיל לעבוד.

9.      מרגע זה כל מסמך חדש שנכנס לארגון עובר סריקה. בסוף כל יום מתבצע הליך סריקת מסמכים יומיים ושילובם במערכת.



הכותב הוא מנהל האתרים:

דוקיומנטס (Documents) – ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, שירותי סריקה, ארכיון דיגיטלי.  http://www.documents.co.il

פרינטרס (Printers) - הצעתמחיר בקליק למדפסות, מכונות צילום, מתכלים, תוכנות הדפסה, שירות ותחזוקה.   http://www.printers.org.il

מסמכים (Mismachim) - סריקת מסמכים, משרד ללא נייר, סריקת ארכיון מסמכים.  http://www.mismachim.co.il

יוחאי ר
יזום והפעלת אתרי אינטרנט
יזום והפעלת אתרי אינטרנט
ניהול מסמכים - דוקיומנטס
דוקיומנטס מציע מידע על: ספקי תוכנות ניהול מסמכים, ניהול ארכיון אלקטרוני, סריקת מסמכים, זיהוי תווים (פענוח תווים), זיהוי טקסט (OCR), שירותי סריקה, משרד ללא נייר, סורקים, סורקי ארכיון, ארגון מסמכים ועוד
-
כפר סבא
קישור לאתר
מחשבים וטכנולוגיה - מיחשוב ארגוני
תאריך: 8/5/2011
תגיות:   ארכיון    מסמכים    אלבום דיגיטלי    סורק    סריקת    סריקה    ניהול ידע    ארכיב    תוכנת סריקה    תוכנות סריקה    תוכנה לסריקת מסמכים    סריקת מסמכים    סריקת מסמך    סורקים    תוכנה לסריקת תמונות    סריקת תמונות    ניהול מסמכים    גניזה    תוכנות ניהול מסמכים    תוכנות לניהול מסמכים    תוכנה לניהול מסמכים    ocr עברית    מערכת לניהול מסמכים    שירותי סריקה    סורקים מקצועיים        סורק נגטיבים    סורק מקצועי    בנק מבחנים    שירותי ארכיב    סריקת שקופיות    סורק תמונות    זיהוי טקסט    תוכנת סריקת מסמכים    תוכנת OCR    סקנר    ניהול ידע בארגון    ocr בעברית    סורקי מסמכים    סורק מסמכים    תוכנת ארכיון    תוכות זיהוי טקסט    ניהול מסמכים תוכנה    משרד ללא נייר    מערכת ניהול מסמכים    מערכת ניהול ידע    תיוק מסמכים    שירותי סריקת מסמכים    שירותי ארכיון    ארכיון מסמכים    ארכיון אלקטרוני    תוכנת זיהוי טקסט    תוכנות זיהוי טקסט    סריקת תמונות ישנות    סריקת ספרים    סורק מהיר    סורקי ארכיון    ניהול מסמכים חינם    מיקרופילם    גניזת מסמכים    תוכנת ocr בעברית    שרותי סריקה    שירותי גניזה    תוכנת ניהול מסמכים חינם    תוכנה לניהול מסמכים חינם    סריקה באתר הלקוח    זיהוי תווים אופטי    ארכיון ממוחשב    אחסון מסמכים    סריקת מסמכים ל pdf    ניהול ארכיון    הקלדת מסמכים    סריקת    שרותי ארכיון    סריקת מסמכים תל אביב    ניהול מסמכים סרוקים    שרותי ארכיב    שירותי ארכיב וגניזה    פתרונות ניהול מסמכים    סריקת מסמכים ירושלים    סורק דו צדדי    ניהול משרד ללא נייר    ניהול מסמכים וידע    ניהול ארכיב סריקה    מערכות לניהול     משרד ללא נייר    ארכיב דיגיטלי    ניהול מסמכים חניבעל מערכות    פתרונות סריקת מסמכים    משרד ללא נייר    סריקת ארכיון מסמכים    סריקת מסמכים    ניהול מסמכים    ארכיון דיגיטלי    שירותי סריקה    תוכנת סריקה   


ממומן

מאמרים נוספים בתחום מחשבים וטכנולוגיה - מיחשוב ארגוני

סריקת מסמכים - לעסקים קטנים ולארגונים גדולים / יוחאי ר
סריקת מסמכים לארכיון דיגיטלי הפכה בשנים האחרונות מפעולה השמורה לעסקים בודדים לתופעה גורפת המבוצעת בעסקים וארגונים רבים. כל עסק, קטן כגדול מכירים בחשיבות של חיסכון בזמן ובמקום להצלחת העסק.
סריקת מסמכים - באיזה ציוד כדאי להשתמש ? / יוחאי ר
כדי לסרוק מסמכים אתה לא צריך יותר מאשר סורק שולחני פשוט ובסיסי. כמובן שאיכות הסריקה וקצב הסריקה יהיו בהתאם לאיכות הסורק בו תשתמש, אבל באופן עקרוני כל אחד יכול לסרוק מסמכים.
סריקת מסמכים - איך בוחרים סורק מסמכים טוב / יוחאי ר
המשרד שלך מלא במסמכים. הררי מסמכים בכל פינה. קלסרים מוצבים בכל מדף פנוי ונראה שהגעת למיצוי הקיבולת של המשרד שלך לצורך אחסון המסמכים.
סריקת מסמכים - איך סורקים מסמכים בפורמט רחב / יוחאי ר
אם הזדמן לכם להגיע ללשכת שירות או למכון העתקות כדי להזמין שרטוטים אדריכליים, מפות או פוסטרים. לבטח ראיתם את המכשור הגדול המתאים לצילום והדפסת מסמכים בפורמט רחב.
סריקת מסמכים - למה חשוב לבקש הצעת מחיר? / יוחאי ר
הגישה העולמית להקטין את כמות הנייר המתבזבז בהליכים מסוימים הולכת וצוברת תאוצה גם בארץ. במקום להדפיס או לצלם מסמכים מכל סוג, סורקים את המסמכים ושומרים במחשב.
סריקת מסמכים – מי שלא סורק מסמכים, טועה! / יוחאי ר
סורק המסמכים הראשון הומצא בארה"ב בשנת 1957 ומאז ועד היום שופרה טכנולוגיית הסריקה בקצב מדהים.
סריקת מסמכים - סריקת מפות – סריקת שרטוטים, איך עושים זאת? / יוחאי ר
מה אתה עושה כשאתה צריך ליצור לך עותק של מפות ושרטוטים? מה אתה עושה לאחר שסיימת להשתמש במפות ושרטוטים שקיבלת בגודל A0, ואין לך את קבצי המקור שלהם, רק את הנייר עצמו?
ניהול מסמכים – איך עושים זאת בקלות ובמהירות? / יוחאי ר
בהנחה שהפנמת כבר את הצורך במעבר ניהול הידע של הארגון שלך לארכיון דיגיטלי והחלטת שאתה צריך פתרון לניהול מסמכים, אתה צריך לחשוב על אפיון המערכת הרצויה בהתחשב במספר פרמטרים כגון: שיתוף מסמכים...
ארכיון דיגיטלי – הדרך החכמה לניהול המסמכים שלכם / יוחאי ר
סריקת מסמכים והסבת מנגנון הנייר למערכת ארכיון דיגיטלי נמצאת בתאוצה בשנים האחרונות ומשרדים רבים מצטרפים מידי יום לארגוני הענק שכבר ביצעו הסבה מלאה למערכות לניהול משרד ללא נייר.
סריקת מסמכים – איך בוחרים שירותי סריקה באתר הלקוח? / יוחאי ר
כשאתם מחפשים שירותי סריקת מסמכים ליצירת ארכיב דיגיטלי (ארכיון מסמכים ממוחשב / ארכיון אלקטרוני), מומלץ להיצמד למתכונת הבאה:
מאמרים תפריט ראשי
שאלות ותשובות
יתרונות
אודות
הסבר
צור קשר
 
 
 
אודות | צור קשר | מפת האתר | אינדקס אתרים | sitemap | סניפים